• Woonbedrijf Eindhoven - SmartDocuments

Woonbedrijf Eindhoven

Door de integratie met SAP staat het Communicatieproces van Woonbedrijf Eindhoven als een huis.

Met SmartDocuments heeft Woonbedrijf initieel al € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen.

Woonbedrijf Eindhoven - SmartDocuments

Woonbedrijf is overtuigd van de beheervoordelen. Door de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, wordt de huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastgelegd. Woonbedrijf is met ruim 31.000 woningen in Eindhoven de grootste woningcorporatie in Zuid Nederland. Dagelijks zetten 500 medewerkers zich in om de 70.000 bewoners een thuis te geven.

SmartDocuments geïntegreerde documentcreatie software oplossing drukt de kosten en optimaliseert processen.

Wat was de specifieke vraag en behoefte?

Woonbedrijf heeft meerdere ICT-systemen vervangen door één integrale oplossing van SAP. Doorgaan met documentgenerator SmartDocuments stond voor Woonbedrijf van meet af aan vast. “Eigenlijk was het geen keuze”, zegt Monique Wacht over het inzetten van SmartDocuments als documentgenerator. “Wij ervaren al sinds 2008 het beheergemak en de efficiency van SmartDocuments’’, vertelt Monique Wacht, applicatie- en databasebeheerder bij Woonbedrijf. “Dankzij de eenvoudige integratie met SAP kunnen we nu ook zelf de SAP-brieven op efficiënte en eenvoudige wijze met SmartDocuments beheren’’

Wat heeft het opgeleverd?

“Onze eindgebruikers zijn vertrouwd met SmartDocuments. Als applicatiebeheerders zijn we al jaren overtuigd van de beheervoordelen. Zoals de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, waardoor je huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastlegt. We wisten dat SmartDocuments zeer goed is toegerust op de verwerking van XML. Ook onze SAP-leverancier Aepex onderschrijft het beheergemak en de flexibiliteit van SmartDocuments. Binnen SAP bestaat ook een oplossing voor standaarddocumenten, maar deze is inflexibel en ingewikkeld. Voor wijzigingen in standaardbrieven ben je dan altijd afhankelijk van een programmeur.”
“Met SmartDocuments beheren wij de documentsjablonen zelf. SAP zorgt voor de (XML-) data en SmartDocuments zorgt ervoor dat de data op de juiste plaats in een document komt te staan. Door gebruik te maken van SmartDocuments hebben we initieel al zo’n € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen.”

Feiten
Woonbedrijf Eindhoven verbeterd processen.
  • Integratie van SmartDocuments in SAP.
  • SmartDocuments vervangt SAP Smart Forms voor documentcreatie en verbeterd beheer aanzienlijk.
  • Gecentraliseerde template management zorgt voor een consistente huisstijl.
  • Sjablonen maken kan nu zonder een IT afdeling of externe consultants.

Sjabloonbouw en beheer.

Monique: bij aanvang van het bouwen hebben wij goed gekeken welke briefonderdelen je als bouwsteen kunt hergebruiken. Zo verklein je het aantal te beheren sjabloonobjecten en worden aanpassingen op één plaats doorgevoerd.”XML-velden in SmartEditor zijn eenvoudig op de gewenste plaats in het sjabloon te slepen. Zo kan je met SmartDocuments zonder tussenkomst van de eindgebruiker volledig geautomatiseerd complete documenten laten opbouwen. Met de zogenaamde XML-vraag kan je repeterende velden – bijvoorbeeld servicekosten – netjes onder elkaar in documenten opsommen. Dat is echt een grote toegevoegde waarde.’’

Door de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, wordt de huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastgelegd. Met SmartDocuments heeft Woonbedrijf initieel al € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen.
Monique Wacht, applicatie- en databasebeheerder bij Woonbedrijf

De gebruikerservaringen.

“Eindgebruikers kunnen in het menu van SAP kiezen voor SmartDocuments. Vervolgens krijgen ze een bibliotheek met relevante documenten te zien. Kiezen ze bijvoorbeeld voor het opbouwen van een huurovereenkomst of een huuropzegging, dan verschijnt het document binnen luttele momenten. SAP voorziet op de achtergrond SmartDocuments van gegevens waarmee de variabele posities in het document automatisch worden gevuld. De eindgebruiker heeft snel een goed document. Het mooie is dat interactie met de eindgebruiker wel eenvoudig mogelijk is, indien nodig. We hebben dus ook standaardbrieven waar bijvoorbeeld 95% van de informatie rechtstreeks uit SAP komt, maar waar de eindgebruiker een vragenscherm van SmartDocuments gepresenteerd krijgt.”

De aanpak.

Monique legt uit hoe ze parallel aan de implementatie van SAP een traject is gestart voor het bouwen van standaardbrieven. “Hiermee voorkom je dat het bouwen van documenten een volgtijdelijke stap is in een implementatietraject. Een ander voordeel is dat je vroeg herkent welke (XML-) data je nodig hebt voor het bouwen van de brieven. Wij hebben de bestaande output die via ons bestaande systeem werd gegenereerd als uitgangspunt gebruikt voor het bouwen van de SAP-brieven.”