Sjablonen beheren als een baas (of voor de baas ;))

De uitstraling van jouw organisatie. Hoe serieus spring je daar mee om? Wij hopen zeer serieus, het is tenslotte een erg belangrijk onderdeel van je branding. Consistentie is key. Maar niet de standaard, helaas. Zo blijkt het consistent doorvoeren van een huisstijl bijvoorbeeld een stuk lastiger dan je zou denken. Er wordt vaak nog te weinig gewerkt met templates en teveel uit de losse pols.

Je moet een brief opstellen gericht aan jouw klantenkring. Altijd fijn als hiervoor een standaarddocument aanwezig is. Of een eerder gemaakte brief die je even snel kunt aanpassen. Zodra je iets gevonden hebt (in een van de honderden digitale mapjes) kun je aan de slag. Document aanpassen waar nodig en een nieuwe tekst erin. Je collega loopt de tekst nog even door en je bent good to go. Versturen die brief, weer iets afgevinkt op de takenlijst van vandaag.

Een foutje is zo gemaakt

De zojuist beschreven situatie is vast heel herkenbaar. Niemand heeft zin het wiel opnieuw uit te vinden, zeker niet als er al genoeg wielen klaar staan op de harde schijf. We geven je dan ook groot gelijk. Nou ja, tot op bepaalde hoogte. We willen je zo lekker gestarte dag niet verpesten hoor, maar weet je zeker dat je een goed document verstuurd hebt? We horen je denken…

Goed gekeken naar het logo? Klopt de kleurstelling en indeling? Zijn de standaardteksten up to date? Op het eerste oog leek het waarschijnlijk allemaal wel te kloppen. Maar bedenk je dat kleine wijzigingen in de huisstijl en tone of voice niet direct opvallen. Het zou dus zomaar kunnen zijn dat deze brief niet helemaal volgens de (huidige) bedrijfsrichtlijnen is opgesteld. Had je dat kunnen voorkomen? Tsja, dat wel…

Wat is document template management?

Document template management, een prachtige term. Maar wat is het nou eigenlijk? Een vraag die ons regelmatig gesteld wordt. Document template management, op z’n Hollands gewoon ‘sjabloonbeheer’, is de oplossing voor een consistente manier van communiceren. We leggen het uit: in één centraal systeem worden documentsjablonen (in onze branche ‘document templates’ genoemd) gecreëerd en opgeslagen. Iedereen binnen de organisatie werkt vanuit dit systeem en heeft dus altijd de laatste versie van een sjabloon bij de hand. Goed template management zorgt voor een sterke basis die nodig is voor optimale documentcreatie.

Optimaal versiebeheer: geen gerommel!

Maar wie zegt dat collega’s niet in het sjabloon zelf gaan zitten rommelen? Wij! Dit soort systemen zijn zo ontworpen dat wijzigingen in het sjabloon zelf enkel kunnen worden gedaan door daarvoor bevoegde personen. Zij zijn verantwoordelijk voor het zogeheten template management. Alleen zij kunnen aanpassingen doen in bijvoorbeeld de huisstijl of standaardtekst. Jij kunt vervolgens aan de slag met het personaliseren van het document, zonder dat je het originele sjabloon (en daarmee de huisstijl en standaardteksten) per ongeluk kunt aanpassen. Versiebeheer is op deze manier optimaal, het personaliseren van templates gebeurt altijd in de laatste versie.

Templates eenvoudig vindbaar maken

Digitale templates centraal beheren, dat is de toekomst. Het is een ontwikkeling die voor zowel kleine als grote organisaties zeer bruikbaar is. Kleine organisaties werken dan wel met minder mensen, maar verwarring ontstaat sneller dan je denkt. Een systeem voor document template management is handig als het gaat om de vindbaarheid van de meest recente templates . Uren door allerhande mapjes heen scrollen is direct verleden tijd. Dit zorgt voor tijdwinst (en tijd = geld), vooral voor grote organisaties met veel afdelingen en grote aantallen medewerkers. Bijkomend voordeel: de templates worden gewoon in Word gemaakt. Een programma dat toch iedereen (daar gaan we voor het gemak maar even vanuit) wel bekend is.

Geen omkijken naar documentcreatie

In de nieuwste template managementsystemen (zoals die van SmartDocuments) creëer je met gemak moderne templates die jaren mee kunnen. Maar net zo eenvoudig realiseer je elke week nieuwe dynamische templates.

Een goed systeem voor sjabloonbeheer is essentieel wanneer je jouw huisstijl optimaal wilt bewaken. En zeg nou zelf, als dat systeem je nu ook nog eens tijd oplevert en frustratie ontneemt, dan zeg je toch geen nee!? Wij zouden het wel weten hoor.

Wil je meer weten over SmartDocuments en document template management? Stuur ons een berichtje.