• zwolle

Stap in de toekomst met SmartDocuments weboplossing

Gemeente Zwolle

De gemeente Zwolle is bezig met een transitie van desktop naar de webapplicatie van SmartDocuments.

De gemeente profiteert van efficiënte documentcreatie voor de hele organisatie.

Een noodzakelijke stap in de verdergaande automatisering van een aantal processen binnen de gemeente. Met behulp van SmartDocuments zijn er straks 900 sjablonen bereikbaar voor de medewerkers van de gemeente.

In de ogen van Alwin Flim is de weboplossing van SmartDocuments een belangrijke stap in een beter documentbeheer. “In het verleden hadden mensen hun perfecte brief ergens staan, later werd dat opgelost door de desktop documentcreatie van SmartDocuments. Waar we nu voor staan is de transitie naar de cloud en de webbased applicatie van SmartDocuments. Documentbeheer blijft een vak en heeft raakvlakken met de IT-structuur, de groei van een organisatie en haar documenten. Ik ben blij met de stappen die we nu zetten. Met de webapplicatie van SmartDocuments kunnen we onze mensen beter van dienst zijn. De gekozen oplossing moet bij hen passen, efficiënt zijn en ook nog eens de huisstijl bewaking vergemakkelijken. Het gaat er nadrukkelijk niet om mensen dwars te  zitten, maar om ze het gereedschap te geven makkelijker te kunnen werken.”

‘’Ik ben blij met de stappen die we nu zetten. Met de webapplicatie van SmartDocuments kunnen we onze mensen beter van dienst zijn.’’

Balans in documentbeheer en documentcreatie

In totaal gaat het in Zwolle om 900 sjablonen die in meerdere of mindere mate gebruikt worden. “In feite was de basis van het documentbeheer en de documentcreatie goed. Wel behoeft ieder systeem uiteraard na verloop van tijd opschoning. Je zag wildgroei ontstaan binnen de sjablonen. In overleg hebben we daarom gekeken naar de meest gehanteerde sjablonen. Maar ook naar welke elementen in een sjabloon gebruikt worden. We hebben in de eerste fase van de transitie vooral gekeken naar het vinden van de balans in de documenten. Sjablonen die bijvoorbeeld ooit gecreëerd zijn, maar vervolgens nooit meer worden aangeroepen, hebben we laten vallen. Je kunt niet alles in de documenten stoppen.”

‘’Het is gebruikersvriendelijker en vooral logischer ingedeeld. Het overall beeld van de inrichting is dat we iets generieker zijn gaan denken in sjabloon en omvang.’’

Gebruikersinterface

Vergunningen, besluitschriften en bijvoorbeeld juridische brieven zijn tegen het licht gehouden. Waarbij ook hier frequentie en gebruik zijn meegenomen in de besluitvorming. “Alles staat nu in principe goed. We gaan nu met de mensen een traject in waarbij we nadrukkelijk kijken naar de look en feel, de gebruikersinterface en bijvoorbeeld of we gebruik gaan maken van een alineabibliotheek. We zien daar nu de voordelen van de nieuwe applicatie van SmartDocuments. Het is gebruikersvriendelijker en vooral logischer ingedeeld. Het overall beeld van de inrichting is dat we iets generieker zijn gaan denken in sjabloon en omvang.”

Kennis en kunde

“In het proces hebben we veel gebruik gemaakt van de expertise van SmartDocuments. Wat erg fijn is, is de kennis en kunde die zij in een dergelijk project stoppen en de manier waarop zij de service- en helpdesk hebben ingericht. Zij staan echt paraat en helpen direct. Het totale project wordt in het eerste kwartaal van 2019 afgerond. Er is een kleine vertraging in het project door stagnatie in de IT, maar dat staat los van de oplossing van SmartDocuments. Het feit dat we er mee bezig zijn heeft alweer geleid tot een nieuwe uitvraag, nu vanuit andere applicaties om ook voor hen te kijken naar deze oplossing.”

Demo aanvragen of andere vragen?