Tillväxtverket sparar mycket tid med SmartDocuments

”Det går betydligt snabbare att skapa mallarna, även publiceringsprocessen går snabbare jämfört med tidigare”

Tillväxtverket är en statlig myndighet under Näringsdepartementet som på regeringens uppdrag arbetar för hållbar tillväxt och konkurrenskraftiga företag i alla delar av Sverige. Det görs genom att erbjuda kunskap, nätverk och finansiering för att stärka företag och regioner. Tillväxtverket finns på nio orter i Sverige och hjälper bland annat företag i utvecklingsskeden att få tillgång till ­marknadskompletterande finansiering, något som innebär mycket ärendehantering.

Utmaningen och behoven

Tillväxtverkets tidigare mallösning för ärendehanteringssystemet innebar att mallarna skapades i HTML. Med 43 olika organisationer, som alla har varierande behov av olika mallar, decentraliserades malladministrationen och varje administratör var i behov av kunskaper för att kunna skapa de mallar som de behövde. ”Vi fick bistå med mycket utbildning och hjälp och det tog mer tid än vad vi hade räknat med”, säger Magnus Lövgren som ansvarar för att administrera, skapa och publicera de mallar som behövs åt de organisationer som använder Tillväxtverkets ärendehanteringssystem. ”Vårt mål var en enklare hantering för oss genom en modernare hantering av mallar och i längden ett enklare system för användarna ute i organisationerna.”

En passande och lätt lösning

Förutom en enklare och mer effektiv hantering behövde även lösningen ha möjlighet att extrahera data ur komplexa XML-strukturer. Efter att ha tittat runt efter olika lösningar stod det klart att det bara var SmartDocuments som kunde leverera den funktionalitet som man var ute efter. Utöver en mer effektiv hantering av mallarna hade SmartDocuments de tekniska lösningar som passade Tillväxtverkets behov och ärendehanteringssystem.

Det gick även lätt att implementera SmartDocuments. ”Implementationen av mjukvaran gick smidigt och vi har inte behövt någon support. ”Det har fungerat bra”, säger Magnus.

Förändringar efter införandet

Efter införandet fick man den effektivitet man behövde på Tillväxtverket. ”Den största förändringen är att det går snabbare att göra mallarna”, berättar Magnus. ”Det går betydligt snabbare att skapa mallarna och även publiceringsprocessen går snabbare jämfört med tidigare.” Man upptäckte snart att man faktiskt fick ännu mer nytta ur lösningen. ”Vi använder även SmartDocuments till andra mallar som vi inte hade tänkt från början men där vi nu ser möjligheten att göra det.”

Stockholm Tillväxtverket SmartDocuments

Nästa steg

Efter införandet av SmartDocuments är nu nästa steg för Tillväxtverket att decentralisera administrationen av mallarna för att kapa ledtiderna och göra det möjligt för organisationerna att anpassa mallarna efter sina egna behov i högre utsträckning än idag. Minskad central administration ger också Tillväxtverket möjlighet att lägga de frigjorda resurserna på andra delar av verksamheten. Något som kommer att ha betydelse eftersom det är två personer som redan i dag jobbar aktivt med att skapa och underhålla ett sextiotal mallar, ett antal som kommer att öka kraftigt under det kommande året.

Önskemål om nya funktioner

En funktion som man gärna ser i framtida versioner av SmartDocuments är möjligheten att

kunna koppla användare mot sitt Active Directory för behörighetshantering, istället för att administrera behörighetshanteringen lokalt i SmartDocuments.