Optimal fastighetsförvaltning genom att integrera SmartDocuments med SAP

Woonbedrijf har över 31 000 bostäder i Eindhoven och är det största fastighetsbolaget i södra Nederländerna. Dagligen hjälper 500 anställda runt 70 000 hyresgäster.

Krav och behov

Woonbedrijf har ersatt flera av sina IT-system med en samlad lösning från SAP. Men att fortsätta med SmartDocuments stod klart från början. “Det föll oss inte ens in att sluta använda SmartDocuments. Sedan 2008 har vi tjänat på den enkla hantering och effektivisering som SmartDocuments ger”, säger Monique Wacht, applikations- och databasadministratör på Woonbedrijf Eindhoven. “Tack vare den enkla integrationen med SAP, kan vi nu skapa Word-dokument snabbare och mer effektivt genom att hantera detta med SmartDocuments.”

Vad har uppnåtts?

“Våra slutanvändare är bekanta med SmartDocuments. Vi administratörer är mycket nöjda med funktionerna, såsom att all information finns på ett ställe, med sidhuvuden/sidfötter, byggstenar och grafisk profil. Vi känner till SmartDocuments förmåga att läsa komplexa XML-strukturer. Även vår SAP leverantör AEPEX hyllar SmartDocuments för sin enkelhet och flexibilitet. Inom SAP finns en lösning för dokumentmallar, men denna är väldigt oflexibel och komplicerad. För att ändra mallar är du alltid beroende av en programmerare.”

“Med SmartDocuments hanterar vi smarta Word-mallar själva, enkelt och utan programmering. SAP skickar data i en XML-fil och SmartDocuments ser till att uppgifterna placeras på rätt plats i dokumentet. Genom att använda SmartDocuments sparade vi inledningsvis € 250 000, då vi slapp anlita en expert för att skapa 120 SAP-mallar.”

Skapa och hantera mallar

Monique Wacht: “I början av processen undersöker vi vilka delar av dokumenten som kan återanvändas som byggstenar. Detta minskar antalet objekt som behöver underhållas och de kan ändras på ett ställe. XML-fält placeras enkelt på önskad plats i mallen. Utan interaktion med slutanvändaren kan färdiga Word-dokument skapas helt automatiserat. Med den så kallade XML-frågan kan vi hantera repetitiva XML-element för t ex servicekostnader. Detta är verkligen av stort värde.”

“Inom SAP finns en lösning för dokumentmallar, men denna är väldigt oflexibel och komplicerad. Genom att använda SmartDocuments sparade vi inledningsvis € 250 000, då vi slapp anlita en expert för att skapa 120 SAP-mallar.”
Monique Wacht, applikations- och databasadministratör på Woonbedrijf Eindhoven

Användarupplevelse

“Slutanvändarna kan välja SmartDocuments i SAP-menyn. Användaren får se ett bibliotek av valbara dokument. Om de till exempel väljer att skapa ett hyresavtal, kommer dokumentet att skapas och presenteras för användaren på några ögonblick. I bakgrunden förser SAP SmartDocuments med rätt data. Det fina med det hela är den enkla interaktionen med slutanvändaren. Vi har dokument där 95 % av informationen kommer från SAP, men slutanvändaren ser en skärm från SmartDocuments.”

Tillvägagångssätt

Monique Wacht förklarar hur hon startat ett projekt för att skapa Word-mallar parallellt med införandet av SAP. “Detta förhindrar att mallkonstruktion sker sekventiellt i en införandeprocessen. En annan fördel är att det är lätt att förstå vilka data (XML) som behövs för att skapa dokument.”

Läs mer

Läs mer om SmartDocuments HÄR.