• Gemeente Hoorn - SmartDocuments

Gemeente Hoorn

Optimale documentcreatie en samenwerking door online werkomgeving Gemeente Hoorn

Gemeente Hoorn SmartDocuments

 

”De combinatie van SmartDocuments voor consistente documentcreatie, en de MensCentraal-applicatie voor het totale klantbeeld, brengt ons veel voordeel. Zowel strategisch als qua effectiviteit.”

Gemeente Hoorn heeft de optimale online omgeving voor samenwerking gecreëerd. Bruikbaar voor alle ketenpartners in het sociaal domein. ”Eén uniforme manier van communiceren, van informatie delen en opslaan, altijd en overal bereikbaar door cloud-technologie”, aldus Ben Bodewes, functioneel applicatiebeheerder bij Hoorn.

Aanleiding

1.Hoorn is de naam van de online werkomgeving van de gemeente Hoorn. ”Met 1.Hoorn wilden we vóór 1 januari 2015 één online werkomgeving creëren voor wijkteams en alle ketenpartners in het sociaal domein. Vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie die in het sociaal domein wordt gebruikt, willen we geen risico lopen op incidenten. Met name de rechtenstructuur moet goed geregeld zijn. Voor de inrichting van die 1.Hoorn-werkomgeving maken we gebruik van cloud-technologie. Informatie moet eenvoudig kunnen worden gedeeld. Maar ook onderweg of op andere plaatsen bereikbaar zijn voor de mensen die ermee moeten werken. We hebben gekozen voor MensCentraal als basisapplicatie en SmartDocuments als documentcreatie-applicatie. Allebei web gebaseerd, want dát maakt ons juist plaats- en tijdonafhankelijk.”

Ervaring

De SmartDocuments software voor documentcreatie is al langer in gebruik bij de gemeente. Joris Wal, medewerker back-office: ”Binnen Hoorn is SmartDocuments dé documentcreatiesoftware. De huisstijl en alle tekst componenten die nodig zijn, zitten in SmartDocuments. Toen we bezig waren met de 1.Hoorn-omgeving hoefden we daarom niet lang na te denken. Je wilt een omgeving creëren waar alle belanghebbenden in een bepaald werkgebied terecht kunnen. Bovendien wil je dan dat alle communicatie naar die belanghebbenden optimaal en consistent is.”

Praktijk

MensCentraal is de centrale applicatie binnen het sociale domein van gemeente Hoorn. De applicatie toont een volledig klantbeeld door ontsluiting van informatie uit verschillende bronnen. Het zet taken door en bewaakt de acties. SmartDocuments is er voor de vastlegging en communicatie van informatie. Zodat je consequent en consistent met elkaar communiceert. SmartDocuments wordt ingezet voor het maken van correspondentie zoals rapportages, evaluatierapporten, etc. Die moeten eenvoudig ingevuld kunnen worden door leden van de sociale wijkteams. ”Dat doen wij met SmartDocuments. Daarmee hebben en houden we grip op onze uitgaande documenten en de communicatie naar buiten”, aldus Bodewes.

Voordelen

De doorlooptijd en de verwerking van documenten is sterk terug gebracht. Voor alle belanghebbenden is dat een belangrijk voordeel; iedereen wil snel aan de slag om mensen die deze hulp nodig hebben te bedienen. Tijdverlies door het handmatig invoeren of opzoeken van informatie is dan niet gewenst.

Joris is zeer tevreden over ‘zijn werkomgeving’. ”Er is veel geautomatiseerd, dus nu is er veel minder handwerk. Daardoor is er minder kans op fouten. Documenten worden standaard opgeslagen in MensCentraal en altijd meteen beschikbaar voor belanghebbenden. Inclusief de nagenoeg geheel geautomatiseerd aangemaakte documenten in SmartDocuments.”

Ver vooruit

”Gemeenten functioneren steeds meer als centrale ketenorganisatie in een complexe omgeving, met veel andere belanghebbenden. Dan is het goed om ondersteunende activiteiten en systemen zo veel mogelijk te optimaliseren. Daar profiteert uiteindelijk de hele keten van, dus ook de cliënt’, aldus Ben Bodewes. ‘Het gebruik van de juiste instrumenten op de juiste plaats hebben ons ver vooruit geholpen in de strijd tegen onnodige bureaucratie, handwerk en papieren rompslomp. Zo ver zelfs dat 1.Hoorn straks een regionaal overheidsloket kan worden.”