• Lösungen - SmartDocuments

SmartDocuments – het slimme alternatief voor het snel en eenvoudig aanmaken van sjablonen en documenten in een SAP-omgeving

Vervang SmartForms in uw SAP-omgeving door SmartDocuments

Slimme klantcommunicatie die relevant is – Rechtstreeks vanuit SAP

Voor veel bedrijven is informatieverstrekking één van de belangrijkste manieren om binding met de klant te houden. Brieven, offertes en facturen, zowel gedrukt, als via e-mail of als downloadbare PDF op uw klantportaal zijn de ‘Visitekaartjes’ van de organisatie en ze zijn van belang voor het imago van uw onderneming bij uw klanten.

In het verleden was het zeer lastig om automatisch gepersonaliseerde, en daarmee relevante, documenten vanuit SAP te genereren. Wie echter in staat is om documentprocessen te verbeteren kan niet alleen rekenen op aanzienlijke kostenbesparingen, maar ook op verbetering van de kwaliteit van de klantcommunicatie, wat natuurlijk een gunstig effect heeft op de klantenbinding. SmartDocuments stelt u daartoe in staat!

SAP Tools voor het ontwerpen van formulieren

Het is niet uitzonderlijk dat ‘document-intensieve’ organisaties gebruik maken van letterlijk duizenden documentsjablonen.
Het probleem is vaak, dat deze complex, en regelmatig veranderd moeten worden. Soms is de aanmaak en het doorvoeren van wijzigingen zonder programmeerkennis niet eens mogelijk.

Het zou efficienter zijn als medewerkers met hun vakkennis zelf hun documentsjablonen kunnen creëren. Ze hebben tenslotte de deskundigheid waardoor zij altijd het juiste sjabloon gebruiken. Ondersteuning door de IT-afdeling moet en zal hierdoor tot een minimum beperkt blijven.

Voor commerciële standaardsoftware zoals SAP is het cruciaal om te kunnen voldoen aan de bovenstaande eisen voor het creëren van documentsjablonen. Ook de wijze waarop dit gedaan kan worden is van belang. Daarom zijn er bij SAP de laatste jaren veel ontwikkelingen geweest:

  • Gedurende lange tijd was SAP Script de oplossing voor de creatie van documentsjablonen in SAP.
  • Met de komst van SAP release 4.6c werd de opvolger SAP Smart Forms geïntroduceerd. Met zijn grafische interface wilde men ook minder ervaren gebruikers in staat stellen om sjablonen te creëren. De realiteit laat echter zien dat, net als met SAP Script, ook SmartForms-sjablonen uiteindelijk door de IT-afdeling moeten worden gemaakt, omdat de werkwijze toch te complex blijkt.
  • Vrij snel na de introductie van SAP Smart Forms heeft SAP een partnership met Adobe gesloten. Dit heeft geresulteerd in het product SAP Interactive Forms van Adobe. Een combinatie van SAP NetWeaver en de Adobe LifeCycle Designer.

Al deze oplossingen hebben met elkaar gemeen dat de gemaakte sjablonen alleen in SAP zelf te gebruiken zijn. Sjablonen die bruikbaar zijn in de context van andere standaard softwarepakketten moeten opnieuw worden gemaakt en hiervoor zijn dan weer andere hulpmiddelen nodig. Een kostbare en tijdrovende aangelegenheid, met een grote kans op fouten.

Het organisatiebreed beheren van allerlei soorten documentsjablonen

Of het nou gaat om individuele correspondentie of om transactiedocumenten (Batchverwerking), met SmartDocuments zijn de documentsjablonen door verschillende applicaties te gebruiken. Medewerkers kunnen zelf hun sjablonen voor hun brieven, mailingen, facturen, pakbonnen, rapporten, offertes, contracten, etc. opstellen. De sjablonen worden centraal op één plek beheerd in één enkele applicatie. Deze sjablonen zijn vervolgens beschikbaar in een organisatiebreed beschikbare applicatie. Of in meerdere applicaties!

Het grote voordeel is dus: een documentsjabloon kan niet alleen worden gebruikt in de klassieke desktop omgeving, maar ook geïntegreerd worden binnen bedrijfsapplicaties zoals bijvoorbeeld SAP. Of via het web, of via de app voor mobiele apparaten (tablet, smartphone, enz.). Door deze integratie kan vaak tot 95% van de benodigde data met een druk op de knop vanuit de vakapplicatie, zoals bijvoorbeeld SAP, worden opgehaald en gebruikt in het document. Op deze wijze worden fouten vermeden die optreden bij het handmatig verwerken van deze gegevens in de documenten. Daarnaast is de opmaak van de documenten conform de huisstijl. Wijzigingen of aanvullingen op de documentsjablonen kunnen op elk moment snel worden uitgevoerd. In de moderne oplossing die SmartDocuments biedt, worden sjablonen opgeslagen in de Ecma 376 Office Open XML ( OOXML ) bestandsindeling. Daarmee zijn de documenten op basis van deze sjablonen ook te gebruiken voor 3rd party applicaties.

Samenwerking SmartDocuments en SAP

Hedendaags sjabloonbeheer en documentcreatie in SAP

Een van de grootste internet service providers in Europa gebruikt in verschillende business areas SAP. In het verleden maakte AEPEX, een SAP- dienstverlener in Nederland, documenten via SAP Smart Forms & Script voor deze klant. Op deze wijze was het beheer van de sjablonen erg kostbaar. De sjabloonkeuze zelf was ook complex. Mede gebaseerd op de goede ervaringen uit het verleden heeft AEPEX de keuze voor SmartDocuments gemaakt voor het sjabloonbeheer en de documentcreatie.

Emiel Obdeijn, AEPEX - SmartDocuments partner

Emiel Obdeijn, AEPEX

Het resultaat na een paar weken: Het resultaat na een paar weken: een groot succes volgens Emiel Obdeijn van AEPEX. “De doorlooptijd in het gebruik van SmartDocuments is erg kort en de documenten worden direct opgeslagen op de SAP Content Server“, zegt de projectmanager van AEPEX. De eenvoudige integratie in SAP is een groot en belangrijk voordeel. Hierdoor kan de bestaande SAP- architectuur door de naadloze integratie van SmartDocuments flexibel en zonder grote investeringen in tijd en geld worden gebruikt. Gebruikers levert dit een aanzienlijke tijdsbesparing op.

Vandaag de dag is SmartDocuments niet meer weg te denken bij de dagelijkse werkzaamheden. De medewerkers kunnen hun eigen sjablonen maken. Simpelweg de relevante tekstbouwstenen daar plaatsen waar je ze nodig hebt. “Alleen de inhoudelijke veranderingen moeten worden aangepast door de AEPEX consultants in SAP”, zegt Obdeijn.
“De doorlooptijd van klantdocumenten duurt een paar seconden. En zelfs grote factuurdocumenten met meer dan 4000 individuele items kunnen nu volledig worden verwerkt binnen 30 seconden. In het eerste jaar hebben we honderden uren bespaard!”

Emiel Obdeijn, AEPEX Business Consultants

Met SAP SmartForms en Script zouden ongeveer 20 tot 30 minuten nodig zijn geweest, met SmartDocuments is dit maar 30 seconden. Een enorm verschil!

SmartDocuments in vergelijking met andere oplossingen in relatie tot SAP

SAP ScriptSAP Smart FormsSAP Interactive Forms by AdobeSmartDocuments
API
beschikbaar
Integratie met SAP Modules
Aansluiting op SAP Spool
Stabiele& beproefde technologie
Sjabloonbeheer en verwerkingSAPSAPSAPSAP & andere applicaties
bestandsindeling sjablonengepatenteerdgepatenteerdgepatenteerdOOXML
(MS-Office)
Wie maakt de sjablonenIT-afdelingIT-afdelingIT-afdelingVakafdeling (IT-afdeling alleen bij uitzondering nodig
Batchverwerking (transactiedocumenten)
Process geïntegreerde documentcreatie
individule documentcreatie
Mix van individule transactionele verwerkingdeels
Terugkoppeling verkregen data aan SAPdeels
Bruikbaar binnenSAPSAPSAPSAP, Client-Server, Web, App, 3rd Party Apps
Integratie met andere applicaties

Kenmerken

  • De documenten daar maken waar je ze nodig hebt, direct vanuit SAP
  • Het automatisch verwerken van alle relevante data uit SAP in SmartDocuments
  •  De overige relevante informatie, die niet vanuit de vakspecifieke applicatie voorhanden is, wordt door SmartDocuments via een dialoogvenster uitgevraagd

Voordelen

  • Aanzienlijk sneller en gemakkelijker maken en aanpassen van documentsjablonen
  • Investeringszekerheid: SmartDocuments kan eenvoudig worden geïntegreerd in bedrijfsapplicaties en bestaande sjablonen kunnen worden ingepast in SmartDocuments
  • Eenvoudige, intuïtieve bediening: geen programmeerkennis nodig voor het maken van sjablonen
  • Flexibel, schaalbaar en veelzijdig inzetbaar