• Lösungen - SmartDocuments

On-premise, Web of met de APP

Slimme en snelle Klantcommunicatie met behulp van centraal beheerde sjablonen

Zakelijke correspondentie

Veelal bestaat binnen een organisatie een grote verscheidenheid aan systemen en applicaties om de zakelijke correspondentie te verzorgen. Van het handmatig schrijven van een brief met Microsoft Word tot aan transactiedocumenten die volledig automatisch en zonder menselijke tussenkomst worden gegenereerd.
Al deze oplossingen zijn gebaseerd op hun eigen documentsjablonen die met behulp van aparte applicaties actueel gehouden moeten worden. Bovendien is in grotere organisaties een aantal van vele duizenden sjablonen geen zeldzaamheid.

Het probleem is dat sjablonen vaak complex zijn en dat deze regelmatig moeten worden aangepast of vervangen. En dat terwijl voor het aanpassen van sjablonen vaak ook nog eens programmeerkennis nodig is. Al met al is het beheer op deze wijze een dure en tijdrovende aangelegenheid.

Snelle klantcommunicatie door gecentraliseerd sjabloonbeheer.

De SmartDocuments Suite vereenvoudigt de creatie en het beheer van sjablonen sterk. Met behulp van deze platform-onafhankelijke en schaalbare oplossing kunnen gebruikers eenvoudig hun sjablonen voor brieven, mailingen, facturen, enz. zelf beheren, gewoon met ‘drag & drop’ in een eenvoudig te bedienen tekstverwerker. Alle sjablonen worden centraal beheerd en zijn beschikbaar voor de hele onderneming en voor andere applicaties.

Moderne technologieën en open standaarden

Voor de ontwikkeling van de modules en componenten van de SmartDocuments Suite is gebruik gemaakt van marktleidende (open) standaarden. Documenten worden gegenereerd in de Office Open XML (OOXML) of PDF/A bestandsindeling, waardoor de toepasbaarheid voor derden voor nu en in de toekomst is verzekerd.

Altijd en overal, op elk apparaat

SmartEditor documentcreatie factuur

Smarteditor documentcreatie factuur

Naast het klassieke gebruik van de applicatie op een PC (desktop-oplossing) is SmartDocuments ook geïntegreerd in zakelijke toepassingen zoals SAP, kan het worden geïntegreerd in bedrijfs- en werkprocessen en is het beschikbaar als Webapplicatie. Daarnaast is er een app voor mobiele apparaten (tablet, smartphone, enz.) beschikbaar.

Gecentraliseerd sjabloonbeheer

Documentcreatie factuur

Documentcreatie factuur

Door het centrale beheer van documentsjablonen is voor de hele organisatie duidelijk waar de sjablonen zich bevinden. U hebt niet persé op iedere afdelingen documentspecialisten nodig maar kunt het beheer ook centraal beleggen. Binnen enkele muisklikken hebt u het sjabloon bij de hand en wijzigingen zijn eenvoudig door te voeren.

Voordelen

  • Soepele en snelle communicatie met de klant doordat documenten op elk moment en op elk apparaat beschikbaar zijn
  • Eén oplossing voor organisatie-breed documentmanagement vereenvoudigt de processen en verlaagt kosten
  • Vermindering van het aantal betrokken systemen
  • Aanmaak en beheer van sjablonen door de afdeling – zonder noodzakelijke bemoeienis van de IT-afdeling

Kenmerken

  • Organisatie-breed sjabloon management
  • Beschikbaar als desktop applicatie en als web-gebaseerde oplossing én als app voor smartphones en tablets
  • Eenvoudige integratie in bestaande omgevingen en applicaties
  • Op basis van toonaangevende standaarden en moderne technologieën

Voorbeeld: De oplevering van een huurwoning

Agile Kundenkommunikation - SmartDocuments

 Oplevering huurwoning

Elke dag worden duizenden woningen opnieuw verhuurd. Bij de oplevering van de woning zal de verhuurder de staat van de woning opnemen. Nu gebeurt dat vaak met een papieren checklist, de papieren checklist moet later op het kantoor worden uitgewerkt, beoordeeld en ter ondertekening worden overhandigd aan de huurder. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Het zou veel makkelijker zijn om de de verhuurder samen met de huurder de opname staat te laten maken tijdens de oplevering. Op een tablet wordt het document gemaakt, indien nodig aangevuld met foto’s. Vervolgens wordt het document op de tablet opgebouwd en kunnen de verhuurder en de huurder het document ter plekke digitaal ondertekenen.

Klinkt dit als toekomstmuziek? Met SmartDocuments is dit al realiteit!