• Lösungen - SmartDocuments

Documenten creëren in een vertrouwde omgeving. Zonder grote investering.

Documentcreatie geïntegreerd in uw vakspecifieke applicatie

Niemand neemt graag afscheid van bepaalde gewoontes en van dingen die je koestert. Dat is bij het aanmaken van documenten niet anders: wie zou het prettig vinden als plotseling de vakspecifieke applicatie verandert en de in jaren opgebouwde knowhow in onbruik geraakt? Hoe inefficiënt is het als het nieuwe systeem niet gelijk inzetbaar is omdat de medewerkers de knowhow nog niet hebben om gelijk de sjablonen te kunnen gebruiken? Waardevolle resources gaan verloren doordat medewerkers opnieuw moeten leren werken met de nieuwe software.

Is dat nodig? Hoe praktisch zou het zijn om op eenvoudige wijze documenten in elke professionele toepassing te kunnen creëren, zonder dat de medewerkers extra moeten worden opgeleid?

Geïntegreerde oplossingenEn hier komt SmartDocuments in beeld!
De flexibele, schaalbare en veelzijdig inzetbare oplossing voor documentcreatie kan gemakkelijk in elke zakelijke applicatie (ERP, CRM, vastgoed, overheid, etc.) worden geïntegreerd en neemt de documentcreatie over. Het voordeel ten opzichte van andere oplossingen: SmartDocuments neemt niet alleen de gegevens over vanuit één aansturende applicatie: het is ook via verschillende applicaties door de hele organisatie heen te gebruiken.

Interessant in dit verband: het is dus mogelijk om SmartDocuments in standaard softwarepakketten te integreren! Een voordeel dat relevant is voor bijvoorbeeld gemeenten en provincies: De gebruikers gebruiken SmartDocuments als flexibele totaaloplossing voor optimaal documentmanagement en -creatie. Alle benodigde sjablonen worden vanuit één plek gemaakt en gekoppeld en zijn decentraal beschikbaar vanuit de gespecialiseerde toepassing. Door deze integratie kan vaak tot 95% van de benodigde gegevens afkomstig uit de gespecialiseerde toepassing direct overgenomen worden in de documenten. Op deze wijze worden fouten vermeden die kunnen optreden wanneer documenten met de hand aangemaakt worden. En niet onbelangrijk: de correcte toepassing van de huisstijl is gewaarborgd! Wijzigingen of aanvullingen van de documentsjablonen kunnen op elk gewenst moment snel worden uitgevoerd, zonder dat de IT-afdeling ingeschakeld moet worden. Voor overheden die vaak honderden vakapplicaties moeten onderhouden levert dit geweldige synergievoordelen en besparingen op.

Een ander voorbeeld: Elke dag worden duizenden woningen opnieuw verhuurd. De verhuurder zal bij de oplevering van de woning de staat van de woning opnemen. Sluiten de ramen? Is de woning net geschilderd? Werkt de verwarming etcetera. Nu gebeurt dat vaak met een papieren checklist, de papieren checklist moet later op kantoor worden uitgewerkt, beoordeeld en ter ondertekening worden overhandigd aan de huurder. Een tijdrovend en foutgevoelig proces. Een opzichter noteert gebreken direct via het bijbehorende sjabloon op de tablet, gecompleteerd met foto’s. Het overdrachtsdocument kan ter plekke worden gecreëerd en kan, indien nodig, direct worden ondertekend op de tablet.

illu-sap-smartdocumentsKlinkt dit als toekomstmuziek? Met SmartDocuments is dit al realiteit: het bijbehorende sjabloon wordt centraal aangemaakt en de gegevens van de huurder worden automatisch, bijvoorbeeld vanuit SAP RE-FX in het sjabloon geplaatst. Bij de woningoverdracht vraagt SmartDocuments alleen nog de ontbrekende gegevens uit en maakt vervolgens alle benodigde documenten. Vervolgens kunnen deze worden gemaild en centraal worden gearchiveerd. Tijdrovende handmatige processen worden zo tot een absoluut minimum gereduceerd.

Een klassieke Win-Winsituatie: De verhuurder is verlost van tijdrovende routinetaken en de huurder hoeft niet weken te wachten op het opleveringsdocument. Het opstellen van contracten en procedures wordt kinderspel met SmartDocuments. De doorlooptijd daalt – de klantentevredenheid neemt toe.
Bovendien is SmartDocuments zo ontworpen dat het ingezet kan worden zonder dat daarvoor specifieke IT-kennis nodig is.

Wie veelgebruikte programma’s als MS Word beheerst, kan ook werken met SmartDocuments

Kenmerken

  • De documenten daar maken waar je ze nodig hebt, direct vanuit de vakspecifieke applicatie
  • Het automatisch verwerken van alle relevante data uit de vakspecifieke applicatie direct in SmartDocuments
  • De overige relevante informatie, die niet vanuit de vakspecifieke applicatie voorhanden is, wordt door SmartDocuments via een dialoogvenster uitgevraagd

Voordelen

  • Aanzienlijk sneller en gemakkelijker maken en aanpassen van documentsjablonen
  • Investeringszekerheid: SmartDocuments kan eenvoudig worden geïntegreerd in bedrijfsapplicaties en bestaande sjablonen kunnen worden ingepast in SmartDocuments
  • Eenvoudige, intuïtieve bediening: geen programmeerkennis nodig voor het maken van sjablonen
  • Flexibel, schaalbaar en veelzijdig inzetbaar