• Lösungen - SmartDocuments

Centraal beheerd, efficiënt en foutloos!

Documentsjabloon beheer

Voor “document-intensieve” organisaties is het niet ongewoon om duizenden documentsjablonen in gebruik te hebben. Ook moeten er regelmatig wijzigingen worden doorgevoerd aan deze, vaak complexe, sjablonen. Soms is de aanmaak en het beheer zelfs onmogelijk zonder programmeerkennis, waardoor dure resources (programmeurs) moeten worden ingezet. Daarnaast kan de zoektocht naar het juiste sjabloon een behoorlijk langdurige en lastige aangelegenheid zijn!

Wat vooral van belang is: Hoe weet een medewerker dat het document dat hij maakt ook de meest actuele en correcte versie is? Voor de organisatie is het naleven van de wet- en regelgeving (compliance) van steeds groter belang. De medewerkers op de afdelingen moeten zich kunnen bezighouden met hun core business. Zij moeten zich helemaal niet afvragen of de documenten wel correct en actueel zijn!

Organisatiebreed documentsjabloon beheer

Smarteditor documentcreatie factuur

Smarteditor documentcreatie factuur

Voor de efficiency is het ideaal als de vakspecialisten hun specifieke documentsjablonen zelf maken, zij zijn tenslotte inhoudelijk het meest op de hoogte. Vervolgens kan de controle en het beheer worden overdragen aan een centrale afdeling. Op deze wijze weet men zeker dat op ieder moment het juiste en actuele documentsjabloon wordt gebruikt. Daarnaast is men niet langer afhankelijk van de ondersteuning door de IT-afdeling.

Precies hier ligt de kracht van SmartDocuments. Of het nou gaat om individuele correspondentie of transactiedocumenten (batch processing): SmartDocuments vereenvoudigt de aanmaak, het wijzigen en het beheer van documentsjablonen aanzienlijk. Met deze platformonafhankelijke en schaalbare oplossing kunnen sjabloonbeheerders zelf hun documentsjablonen voor brieven, mailingen, facturen, pakbonnen, rapporten, offertes, contracten, enz. creëren en beheren, zonder de IT-afdeling daarmee te hoeven belasten.

Sjablooncreatie en beheer door de afdeling

Documentcreatie factuur

Documentcreatie factuur

Het beheer van een documentsjabloon wordt uitgevoerd in een eenvoudige editor met een intuïtieve gebruikersinterface. Gewoon een kwestie van ‘drag & drop’… De sjablonen worden centraal beheerd met een enkele applicatie. SmartDocuments kan namelijk worden gecombineerd met alle gangbare bedrijfsapplicaties. Zo creëer je één centrale plek voor de sjablonen, die voor de hele organisatie beschikbaar is.

Bovendien biedt SmartDocuments de mogelijkheid om afdelingsspecifieke en proces-relevante informatie direct in de documentsjablonen op te nemen en zijn er mogelijkheden voor autorisaties en machtigingen op documentsjablonen.
Het centrale beheer van de documentsjablonen heeft als duidelijk voordeel: de afdelingen weten waar de voor hun relevante sjablonen zijn opgeslagen en waar ze kunnen worden gewijzigd.

En wat ook mooi is: Eenmaal opgesteld is een documentsjabloon niet alleen bruikbaar op een PC (desktop oplossing). Een documentsjabloon kan ook worden aangeroepen vanuit zakelijke toepassingen zoals SAP en ze kunnen worden geintegreerd in workflow- en zaaksystemen, of in een webshop. Daarnaast is een app beschikbaar voor gebruik op mobiele apparaten (tablet, smartphone, enz.).

Snel en eenvoudig wijzigingen doorvoeren

En als er iets verandert? Bedrijven en organisaties in iedere branche en van iedere omvang zijn steeds meer aan veranderingen onderhevig, en dus verandert de communicatie ook voortdurend. Het is dus van belang om daar snel op te kunnen acteren.
SmartDocuments legt hiervoor de basis: tekstuele wijzigingen, wijzigingen in de lay-out of een complete wijziging van de huisstijl kan gemakkelijk worden uitgevoerd in de SmartDocuments Suite. Het is niet meer nodig om lang te wachten op de beschikbaarheid van de chronisch overbelaste IT-afdeling. Op deze wijze is het gebruik van de juiste documentsjablonen altijd gegarandeerd.

Kenmerken

  • Organisatiebreed documentbeheer
  • Beschikbaar als desktop en web-based oplossing en als app voor smartphones en tablets
  • Eenvoudige integratie met bestaande omgevingen en
  • Gebaseerd op toonaangevende standaarden en moderne technologieën

Voordelen

  • Aanzienlijk sneller en gemakkelijker maken en aanpassen van documentsjablonen
  • Geen programmeerkennis nodig
  • Weinig risico op het niet naleven van de wet- en regelgeving (compliance)
  • Gecentraliseerd beheer van corporate design en de borging van richtlijnen voor het omgaan met de sjablonen
  • Geschikt voor gebruik in een klassieke desktop-omgeving, maar ook in de cloud (web) en op mobiele apparaten (app)
  • Integratie met business applicaties (ERP, CRM) en DMS systemen
  • Flexibel, schaalbaar en veelzijdig inzetbaar