• SD Document creation contract

WAT IS DOCUMENTCREATIE?

Documentcreatie helpt om documenten op de meest efficiënte manier te genereren door (vervelende) herhaaltaken te elimineren.

Om documentcreatie uit te leggen nemen wij je mee op een kleine reis met onze goede vriend Tom.

Tom werkt voor een grote gemeente als informatiemanager en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle uitgaande documenten.

De uitdaging voor hem is om een proces te hebben dat bijna geen handmatige handelingen vereist. Jarenlang moesten zijn collega’s een eerder opgeslagen document openen en handmatig de informatie invullen van elk uniek persoon die aan hun bureau kwam, bijvoorbeeld om een rijbewijs aan te vragen. Dan heb je mensen nodig met snelle typeskills om inwoners snel te kunnen helpen. Dit levert al gauw typefouten op met mogelijk vervelende gevolgen. En dan hebben we het nog niet eens over de verschillen in huisstijl die Tom door de jaren heen heeft gezien.

Tom had een manier nodig om minder fouten te maken en het proces zo veel mogelijk te automatiseren. De oplossing: documentcreatie. Met documentcreatie kan Tom eenvoudig processen automatiseren. Hoe? Tom maakt eenmalig een documentsjabloon en verbindt de bestaande database eenvoudig aan het documentsjabloon door middel van XML. Wat resteert is het invullen van de openstaande (variabele) vragen die niet met gegevens uit je database worden aangevuld. Je bespaard veel tijd en maakt aanzienlijk minder fouten.

Het proces begint met een korte training van 2 dagen om te leren hoe de sjablonen gemaakt dienen te worden. Er zijn geen programmeervaardigheden vereist, slechts basiskennis van MS Word is voldoende. De beheerder maakt vervolgens de sjablonen voor de rest van de organisatie. Documentcreatie-software van SmartDocuments wordt via XML aan het CRM/ERP-database gekoppeld. Het enige dat overblijft voor de eindgebruiker is om de resterende vragen in te vullen met een eenvoudig vraag-en-antwoordscherm en het document is klaar om te worden gebruikt/verstuurd.

Uiteraard zijn dit slechts de basis functies. Er is zoveel meer wat de  SmartDocuments software te bieden heeft.

Enkele voorbeelden om het proces verder te automatiseren: online ondertekening, documentcreatie-app, data retrieval module, XML, mailing en SAP, om er maar een paar te noemen.

Wil je weten wat er allemaal nog meer mogelijk is met onze documentcreatie software? Of wil je liever direct een demo aanvragen?