• SD Document creation contract

Wat is documentcreatie?

Documentcreatie helpt om documenten op de meest efficiënte manier te maken door (vervelende) herhaaltaken te elimineren.

Om documentcreatie uit te leggen nemen we u mee op een kleine reis met onze goede vriend Tom.

Tom werkt voor een grote gemeente als informatiemanager en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle uitgaande documenten.

De uitdaging voor hem is om een proces te hebben dat bijna geen handmatige handelingen vereist. Jarenlang moesten zijn collega’s een eerder opgeslagen document openen en handmatig de informatie invullen van elk uniek persoon die aan hen bureau kwam, bijvoorbeeld om een rijbewijs aan te vragen. Dan heeft u mensen nodig met snelle type skills om inwoners snel te kunnen helpen. Dit levert al gauw typefouten op met mogelijk vervelende gevolgen. En dan hebben we het nog niet eens over de verschillen in huisstijl die Tom door de jaren heen heeft gezien.

Tom had behoefte aan een manier om minder fouten te maken en het proces zo veel mogelijk te automatiseren. De oplossing: documentcreatie. Met documentcreatie kan Tom eenvoudig processen automatiseren. Hoe? Tom maakt eenmalig een documentsjabloon en verbindt de bestaande database eenvoudig aan het documentsjabloon met XML. Wat resteert, is het invullen van de openstaande (variabele) vragen die niet met gegevens uit uw database worden aangevuld. U bespaart veel tijd en maakt aanzienlijk minder fouten.

Het proces begint met een korte training van 2 dagen voor de sjabloonbeheerder(s) om te leren hoe de sjablonen gemaakt moeten worden. Er zijn geen programmeervaardigheden vereist, slechts basiskennis van MS Word is voldoende. De beheerder maakt vervolgens de sjablonen voor de rest van de organisatie. De documentcreatie software van SmartDocuments wordt via XML aan het CRM/ERP-database gekoppeld. Het enige dat overblijft voor de eindgebruiker is om de resterende vragen in te vullen met een eenvoudig vraag- en antwoordscherm en het document is klaar om te worden gebruikt of verstuurd.

Uiteraard zijn dit slechts de basis functies. Er is zoveel meer wat SmartDocuments te bieden heeft.

Enkele voorbeelden om het proces verder te automatiseren: online ondertekening, documentcreatie-app, data retrieval module, XML, mailing en SAP, om er maar een paar te noemen.

Wil u weten wat er allemaal nog meer mogelijk is met onze documentcreatie software? Of wil u liever direct een demo aanvragen?