• Overijssel - SmartDocuments

Jeugdbescherming Overijssel bereikt grote administratieve verlichting door koppeling en documentcreatie

Jeugdbescherming Overijssel - SmartDocuments

Sinds 1 januari 2015 heet Bureau Jeugdzorg Overijssel, Jeugdbescherming Overijssel (JbOV). Bezuinigingen en decentralisatie hebben geleid tot krimp. Met als gevolg het specialiseren van de organisatie. De specialisatie, jeugdbescherming is de kracht van JbOV. Juist nu is er veel baat bij efficiency in alles wat ondersteunend is aan de kerntaak.

De Aanleiding

Dennis Hassink, ICT adviseur: “Als je minder middelen en mensen hebt, is het zaak daar zo effectief mogelijk mee om te gaan. We waren op zoek naar een effectief instrument om de administratieve processen te verbeteren. Onze medewerkers moesten bijvoorbeeld steeds opnieuw gegevens uit andere systemen invoeren om een document te maken. Wij wilden een instrument om documenten eenvoudiger en (deels) geautomatiseerd te genereren. Met duidelijke sjablonen en consistent opgebouwd.”

In de zorgverlening is er sprake van meerdere partijen in de keten, verslaglegging in documenten en dossiervorming. Hassink: “We wilden ons huidige Informatiesysteem Jeugdzorg ‘IJ’ (in de toekomst WIJZ), niet loslaten. De oplossing moest daarmee kunnen koppelen. Het doel was om minder handelingen te hoeven verrichten voor het aanmaken van documenten, verslagen, formulieren en dossiers. Na het eerste contact was er al snel een Proof of Concept gemaakt die voor 95% voldeed aan onze wensen.”

Dennis Hassink, IT-adviseur bij Jeugdbescherming Overijssel

Ervaring

In de zorgverlening is er sprake van meerdere partijen in de keten, verslaglegging in documenten en dossiervorming. Hassink: “We wilden ons huidige Informatiesysteem Jeugdzorg ‘IJ’ (in de toekomst WIJZ), niet loslaten. De oplossing moest daarmee kunnen koppelen. Het doel was om minder handelingen te hoeven verrichten voor het aanmaken van documenten, verslagen, formulieren en dossiers. Na het eerste contact was er al snel een Proof of Concept gemaakt die voor 95% voldeed aan onze wensen.”

‘’Wij genereren in elk document een barcode. Een afgedrukt document voor bijvoorbeeld een fysieke ondertekening wordt hierdoor na inscannen op de juiste plaats in het cliëntendossier geplaatst.’’

Feiten
Jeugdbescherming Overijssel
  • Efficiënter process door overslaan van opnieuw invoeren gegevens.
  • Automatisch aangebrachte barcode verbindt document met de juiste input in het juiste cliëntendossier.
  • Het hele bedrijf heeft nu de voordelen van Documentcreatie en sjabloonbeheer van SmartDocuments.
  • Het maken en beheren kan nu zonder de IT afdeling.

SmartDocuments in de Praktijk

Via een keuzemenu gaat de gebruiker naar een cliëntdossier om hier een nieuw document te maken. Met SmartDocuments is het mogelijk om tussentijds te stoppen en later verder te werken aan een document. “Dat kan erg handig zijn als je bijvoorbeeld weggeroepen wordt. Het proces verloopt nu volledig digitaal en is onder controle”, aldus Hassink.

“De koppeling met ons centrale systeem ‘IJ’ (in de toekomst WIJZ) maakt overname van gegevens in documenten heel eenvoudig. Het beheer van sjablonen is erg simpel, ook voor mensen die niet veel technische kennis hebben. De functioneel beheerders kunnen veel zelf doen, de aanpassingen in de slablonen hoeven niet meer door ICT te worden gedaan. Er is hierdoor nauwelijks technisch beheer nodig, alleen nog functioneel beheer.”

Barcode en SharePoint-koppeling

“Wij genereren in elk document een barcode. Een afgedrukt document voor bijvoorbeeld een fysieke ondertekening kan hierdoor na inscannen op de goede plaats in het cliëntendossier komen. Daarbij vervangt het automatisch het niet ondertekende exemplaar.” Documenten worden na creatie door SmartDocuments automatisch weggeschreven naar het juiste digitale cliëntendossier. Dat gebeurt via een SharePoint-koppeling.

Voordelen

“De documentcreatie software van SmartDocuments heeft de organisatie veel voordeel gebracht. Documenten creëren ten behoeve van dossiervorming en voor de communicatie tussen de ketenpartners en andere betrokkenen, gaat nu sneller en consistenter. Het gebeurt duidelijker en is eenvoudiger beschikbaar voor alle medewerkers. Aanpassingen aan sjablonen kunnen snel en centraal worden doorgevoerd. Een adreswijziging kunnen we op één plek voor alle 120 sjablonen doorvoeren. Hierdoor heeft de organisatie grip op de inhoud en opmaak van documenten, met weinig inspanning.”

“We zijn blij dat we de stap met SmartDocuments hebben gezet. Die winst in effectiviteit heeft ons erg geholpen om de gekrompen organisatie efficiënt te laten opereren. Veel van de administratieve rompslomp is nu verdwenen.”