• Groningen - SmartDocuments

Gemeente Groningen

Efficiënte documentcreatie bij gemeente Groningen

gemeente Groningen

Gemeente Groningen gebruikt SmartDocuments bij documentcreatie voor de totale communicatie. Dat gebeurd naar de ruim 200.000 burgers.

De gemeente profiteert van efficiënte documentcreatie voor de hele organisatie.

Wat was de specifieke vraag en behoefte?

Met de komst van een Shared Service Center (SSC) is Gerke Bos, Afdelingshoofd Informatiemanagement, zich nog bewust van de juistheid van de organisatiebrede keuze voor SmartDocuments. “Het SSC vormt de ingang voor de procesinformatie binnen de gemeentelijke organisatie. SmartDocuments past als concernstandaard voor documentcreatie in het totaalplaatje.”

Bos: “De overgang van software voor kantoorautomatisering naar GWS4All (systeem van Centric voor Werk en Inkomen) zorgde ervoor dat wij een keuze moesten maken voor nieuwe documentcreatiesoftware. Een inventarisatie leidde ons naar SmartDocuments. Een ‘best of breed’ product, helemaal toegesneden op het gebied van documentcreatie. Qua functionaliteit en beheergemak ideaal voor ons. En bovendien inspelend op de specifieke behoefte binnen een lokale overheid.”

Wat heeft het opgeleverd? “Stappen vooruit met Zaakgericht werken en koppelingen”

Gemeente Groningen wilde op korte termijn stappen maken. Bos: “Stappen richting zaakgericht werken, met efficiënt ingerichte processen. Daar zagen we een belangrijke rol voor SmartDocuments. Het sjablonenbeheer en dus de totale creatie van documenten waren zeer uiteenlopend binnen de organisatie geregeld. Achter de gebruikte huisstijlsjablonen, toen ongeveer 3.000 sjablonen, zitten diverse applicaties. Hierdoor was het (sjabloon)beheer gefragmenteerd. SmartDocuments past perfect bij onze wensen, het totale beheer van documentcreatie uit diverse applicaties is nu gecentraliseerd.

De koppeling naar GWS4All, en andere toepassingen kunnen naadloos aansluiten op SmartDocuments. Cruciale basisgegevens voor uitgaande communicatie wordt hierdoor consistent gebruikt in documenten. Door de centraal beheerde tekstbouwstenen in SmartDocuments zijn alle gemeentelijke documenten eenvoudig te creëren en te onderhouden. SmartDocuments is voor ons de ‘missing link’ bij het zaakgericht werken. Alle documenten, kunnen op gelijke wijze in de zaak worden opgenomen en (digitaal) gearchiveerd.”

Eenvoudig beheer van sjablonen.

“De complexiteit in het beheer is verdwenen met SmartDocuments. Door één beheeromgeving voor documentcreatie en huisstijl, is de beheerinspanning terug te brengen. Door de komst van het SSC is het functioneel beheer van de documentcreatie voor zowel interne als externe communicatie gecentraliseerd. Uiteindelijk is de consistentie in uitgaande documenten veel groter.”

De gebruikerservaringen.

“De documenten die worden gecreëerd in een gemeentelijke organisatie worden vanuit meerdere applicaties in gang gezet. Met SmartDocuments als centrale ‘ingang’ voor alle gegevens uit andere applicaties zoals GWS4all, BWT4All en Allegro hoeven we maar op één plaats documentsjablonen te beheren. SmartDocuments kan gegevens importeren en inbouwen in documenten. De met SmartDocuments gecreëerde documenten worden eenvoudig automatisch opgenomen in het zaakdossier. Deze manier van werken is erg gebruiksvriendelijk voor de mensen die er dagelijks mee aan de slag moeten. Dat bevordert het gebruik intern enorm.”

Inzicht in gebruik

Een ander belangrijk voordeel voor Bos is het inzicht dat SmartDocuments geeft over het gebruik van sjablonen en tekstblokken Bos: “Daarmee houden we grip op het aantal sjablonen en bouwstenen. Als iets al langere tijd niet is gebruikt, kun je het beter verwijderen of aanpassen. Die managementinformatie hadden we voorheen niet beschikbaar. Daardoor bleven sjablonen onnodig lang aangehouden en dus ook in beheer. Bos: “We gaan uit van De Nieuwe Digitale Werkplek. Je logt één keer in en je kunt beschikken over alle applicaties waartoe je bevoegd bent, inclusief SmartDocuments. Door deze ontwikkelingen zijn we in staat meer te doen met minder mensen. En dat is nodig ook gezien al het extra werk wat op ons af komt. Die investering in SmartDocuments hebben we snel terugverdiend. Alleen al op de beheerkosten scheelt het veel tijd en dus geld.”