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SmartDocuments ist die moderne Lösung zur interaktiven Briefschreibung in Geschäftsprozessen. In vielen Unternehmen und Behörden werden täglich Dokumente aus führenden Fachapplikationen, wie bspw. SAP®, heraus erstellt. Mit der Nutzung von Dokumentvorlagen (Templates) direkt in der Fachapplikation, einer integrierten Versionierung und Verwaltung von Dokumenten, der Unterstützung von Workflows u.v.m. können Dokumente gemäß Unternehmensvorgabe erstellt, kontrolliert und sicher an die Kunden versandt werden.

Dokumentenerstellung mit SmartDocuments: Datengestützt, interaktiv und automatisiert

SmartDocuments erlaubt die interaktive Erstellung von personalisierten Kundenschreiben wie Angebote, Bescheide, Policen u.v.m. Durch die regelbasierte und datengestützte Kombination aus Vorlagen, Textbausteinen sowie zugehörigen Metainformationen können personalisierte Schreiben weitestgehend automatisiert erstellt werden. Der modulare Aufbau ermöglicht die effiziente Wiederverwendung von Dokumentvorlagen und Inhalten.

• Dokumentvorlagen enthalten Layout-Informationen, Regeln (Dokument-Logik) und Verweise auf Ressourcen, Textbausteine usw.
• Textbausteine können neben Freitext auch Stamm- und Transaktionsdaten aus führenden Fachapplikationen oder weitere, verschachtelte Textbausteine beinhalten.

Ein Vorteil, der für viele Unternehmen, Kommunen und Landkreise relevant ist: Die Anwender nutzen SmartDocuments als flexible Komplettlösung zur optimierten Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung. Alle benötigten Vorlagen werden einmal angelegt und stehen zentral in der Fachapplikation zur Verfügung. Durch diese Integration können häufig bis zu 95% der benötigten Daten „auf Knopfdruck“ aus der Fachapplikation übernommen werden. So werden Fehler, die bei der individuellen Dokumentenerstellung auftreten können, vermieden. Bei Verwaltungen, die teilweise 160 und mehr Fachverfahren bearbeiten, ergeben sich große Synergieeffekte und Einsparungen.

Ergänzung fehlender Daten durch interaktive Frage-Dialoge

In Fällen, in denen nicht alle benötigten Daten vom führenden System übernommen werden konnten, fragt SmartDocuments diese beim Anwender in benutzerfreundlichen „Frage-Dialogen“ ab. In diesen kann der Nutzer die fehlenden Daten erfassen und direkt in das Dokument integrieren. Die erfassten Informationen können in die Fachapplikation zurück gespeichert werden. Eine WYSIWYG-Vorschau des Dokuments kann jederzeit während der interaktiven Dokumentenerstellung eingeschaltet werden und zeigt die durch Eingabe oder Auswahl resultierenden Veränderungen im Dokument optisch hervorgehoben an.

SAP-Integration optimiert Dokumentenprozess

Durch die Übernahme von Daten aus SAP lassen sich verschiedenste Dokumententypen effizient erstellen: Schreiben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, die Mitarbeiterkommunikation der Geschäftsleitung und Personalabteilung, die Kundenkommunikation nach Anrufen im Call-Center oder zielgerichtete Marketingaktionen und Mailings. Durch jeweils festgelegte Dokumentvorlagen wird die Einhaltung eines CI-konformen Layouts sowie von Compliance Vorgaben gewährleistet.

Der Vorteil gegenüber anderen Lösungen: SmartDocuments übernimmt nicht nur Daten aus einer führenden Fachapplikation, sondern steht unternehmensweit und applikationsübergreifend zur Verfügung.

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Dokumentenversand leicht gemacht

Als neuestes Modul der bewährten SmartDocuments-Suite können mit SmartMail die erstellten Dokumente direkt per E-Mail versandt werden – eine deutliche Beschleunigung der seither aufwändigen und langwierigen Prozesse.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Ein Kunde ruft bei einem Unternehmen an und möchte die Änderung eines bestehenden Vertrags. Der Sachbearbeiter im Call-Center ruft anhand der Kundennummer die Kundenakte im Bestandssystem auf und führt die gewünschten Änderungen durch. Direkt im Geschäftsprozess und aus der Fachapplikation heraus erstellt er das neue, geänderte Vertragsdokument, überprüft dieses im WYSIWYG-Modus und versendet das Dokument als PDF-Anhang zu einer E-Mail.

Besonders interessant dabei ist, dass die Texte im sowie im der E-Mail automatisch erzeugt werden und die Empfänger E-Mail Adresse aus dem führenden System übernommen wird. Alternativ können E-Mail Adressen aus einem Outlook- bzw. Exchange-Server-Adressbuch genutzt werden.

Eine klassische Win-Win-Situation: Sachbearbeiter werden von zeitraubenden und manuellen  Dokumentenerstellungs und –versand Prozessen entlastet und der Kunde braucht nicht tagelang auf den geänderten Vertrag zu warten. Die Erstellung von Verträgen, Protokollen etc. wird mit SmartDocuments zum Kinderspiel. Die Verarbeitungszeiten sinken – die Kundenzufriedenheit steigt.

Seither langwierige und wenig kundenfreundliche Prozesse werden deutlich beschleunigt – aus Tagen werden Minuten – die Kundenzufriedenheit steigt und die Kosten werden gesenkt.

Mehr noch: SmartDocuments ist so konzipiert, dass die Lösung ohne spezielles IT-Know-how sofort eingesetzt werden kann. Kurz: Wer gängige Programme wie MS Word beherrscht, kann auch mit SmartDocuments umgehen.

SmartDocuments – innovative Produkte vom technologischen Marktführer

Durch innovative Technologie, offene Standards sowie einer einfachen Bedienung zur effizienten  Erzeugung von Dokumenten für alle Kommunikationskanäle lassen sich die heutigen Anforderungen an schriftliche Kundenkommunikation optimal abbilden. Im Gegensatz zu diversen proprietären Anbietern setzt SmartDocuments ausschließlich auf marktführende Standards. So werden alle Dokumentenvorlagen im Office Open XML (OOXML) Format gespeichert – eine leichte Nutzung in Dritt-Applikationen ist somit sichergestellt.